חשבונית במייל
חכם סיני זקן אמר פעם שיש יותר מדרך אחת להגיע לנקודה מסוימת, כאשר לכל דרך ודרך יש את היתרונות הייחודיים שלה ולעיתים גם חסרונות. זו תובנת חיים שניתן ליישם אותה בכל תחום, לרבות התחום שבו עוסקת הכתבה הזו – חשבונית במייל.
נכון להיום עומדות לפנינו כמה אפשרויות אשר באמצעותן ניתן להפיק חשבונית במייל. במאמר הזה נסקור את האפשרויות העיקריות ונעמוד על היתרונות והחסרונות של כל אחת מהן, בתקווה שבתום המאמר יהיה בידכם מידע רב יותר שיסייע לכם להחליט מה היא הדרך הטובה והיעילה ביותר עבורכם להפיק חשבונית במייל.
הפקת חשבונית במייל באמצעות מייקרוסופט: קובץ וורד או טמפלייט חשבונית מוכן
רובנו משתמשים בקבצי וורד (Word) באופן תכוף. אנחנו כותבים על וורד מסמכים, הסכמים, חוזים, תוכן, מכתבים, עבודות אקדמיות ועוד. וורד הוא יישום יעיל ופופולרי של תוכנת אופיס מבית מייקרוסופט המותקן לרובנו על המחשב. בעזרת יישום זה ניתן גם לעצב חשבונית בעצמנו ולשלוח אותה במייל ללקוחות. הבעיה בעיצוב עצמי של חשבונית בוורד הוא מורכבות העיצוב. צריך ללמוד את כל השדות שהם חובה על פי התקנות, צריך לסדר את הקבלה/חשבונית בתוך טבלה ואז למחוק את הטבלה, צריך לשבת זמן רב על עיצובים וסידור הטקסטים ואין אפשרות לשים חתימה דיגיטלית. כלומר צריך על כל קבלה/חשבונית לחתום באופן ידני ואז לסרוק ולשלוח במייל. בנוסף, אין מאגר של לקוחות קיימים שניתן לשלוף ממנו לקוחות באופן אוטומטית, אין חישובים אוטומטיים של סכומים ושכלול עם או ללא מע"מ או עם הנחות, כדי לשלוח את החשבונית במייל צריך לשמור אותה אצלנו במחשב ורק אז לשלוח ללקוח ויש עוד חסרונות רבים. מדובר בתהליך מסורבל ומאוד לא יעיל. בנוסף, מציעה מייקרוסופט טמפלייטים מוכנים להפקת חשבונית במייל. ברגע הראשון זה אמנם נראה מאוד מבטיח. אולם אם נכנסים לעובי הקורה לומדים שמדובר בעוד הפקה לא פשוטה. אמנם יש תבנית מוכנה וכמה אפשרויות עיצוב לבחור מהן, אך גם כאן אין חתימה דיגיטלית, אין מספרים סידוריים עוקבים של קבלות/חשבוניות ובכל פעם צריכים לכתוב את פרטי הלקוח מחדש גם אם מדובר בלקוח ותיק שכבר הוצאנו עבורו חשבונית בעבר. כמו כן, יש לעדכן את התאריך בכל פעם שמוצאים קבלה ואין אפשרות מובנית להוספת מע"מ או הנחות. בתום מילוי הקבלה/חשבונית יש לשמור את הקובץ במחשב ורק לאחר מכן ניתן לשלוח את הקבלה או החשבונית במייל. יחד עם זאת, תבנית החשבונית/הקבלה של מייקרוסופט מחשבת באופן אוטומטי את הסכום הכולל, לאחר הזנת כמות הפריטים ומחירם.
רוצים לשלוח חשבונית במייל? התנסו 30 יום חינם בחשבונית אונליין! התרשמו מהמחירון האטרקטיבי שלנו והרשמו עכשיו
הפקת חשבונית במייל באמצעות Google Docs
אפשרות נוספת להפקת חשבונית במייל היא בעזרת תבניות קיימות שמציעה חברת גוגל באפליקציית "Google Docs". אפליקציית Google Docs מאד פופולרית ונמצאת בשימוש נרחב, וגם הטמפלייט להפקת חשבוניות/קבלות שהיא מציעה יחסית מתקדמת, יחד עם זאת יש לה חסרונות. נתחיל מהיתרונות: עם Google Docs אפשר לייצר תבנית קבועה של חשבוניות או קבלות. יש אפשרות להעלות את הלוגו של החברה, לבחור צבעים ותבנית עיצוב, יש אפשרות ליצירת מאגר של לקוחות ממנו ניתן לשלוף במהרה כל לקוח, יש שדות מובנים למיסים ותעריפי מיסים, קל לסדר את המספרים הסידוריים העוקבים של כל קבלה/חשבונית, יש שדה לעדכון סוג מטבע ואפילו ניתן לשלוח באופן נוח ואוטומטי חשבונית במייל ישירות אל הלקוח. החיסרון הגדול הטמון בהפקת חשבונית במייל עם Google Docs הוא שאין אפשרות להוספת חתימה דיגיטלית, וכידוע חתימה דיגיטלית היא בבחינת חובה כאשר שולחים חשבוניות דיגיטליות במייל.
תוכנה ייעודית להפקת חשבוניות דיגיטליות
האפשרות השלישית שעומדת בפנינו היא שימוש בתוכנה ייעודית להפקת חשבונית דיגיטלית. תוכנה שכזו פותחה במיוחד עבור בעלי עסקים המעוניינים להפיק חשבונית במייל והיא מאפשרת אוטומציה של כל התהליך. בתוכנה כזו מספיק להגדיר את לוגו העסק ואת פרטי בית העסק פעם אחת ואלו יופיעו כברירת מחדל בכל חשבונית שנפיק בעתיד. ניתן ליצור מאגר של לקוחות שפרטיהם ניתנים לשליפה בלחיצת כפתור, מבנה הקבלה/החשבונית עומד בכלליים הנדרשים על פי התקנות של רשויות המס בישראל, יש מספר סידורי עוקב לכל קבלה/חשבונית שמתעדכן באופן אוטומטי עם כל הוצאת חשבונית, יש אפשרות להוסיף כמה פריטים שדרושים, יש שדות מובנים לסוגי תשלום (העברה בנקאית, צ'ק, אשראי וכו'), התוכנה עושה את החישוב של כל הסכום על פי הפריטים ומחירים באופן אוטומטי, לרבות שכלול סכומי המע"מ. החשבונית נשלחת בקלות למייל של הלקוחות ללא הצורך לשמור אותה תחילה על המחשב. אך הכי חשוב, אם בוחרים תוכנה להפקת חשבוניות דיגיטליות שהיא אמינה, מקצועית ומהימנה – היא תפיק על כל חשבונית/קבלה גם חתימה דיגיטלית הנדרשת על פי התקנות.
תוכנה להפקת חשבונית במייל – 50 מסמכים ב-19 ש"ח וללא התחייבות
תוכנת חשבונית אונליין להפקת חשבוניות במייל מעניקה אפשרות להפיק חשבונית דיגיטלית ללא התחייבות כלשהי בשום שלב. התוכנה מתאימה לכל סוגי החברות מקטנות ועד גדולות מאוד. השקנו מבצע ללקוחות חדשים ובו 50 מסמכים ב-19 ש"ח בכל חודש הכוללים הפקת חשבוניות ,קבלות ועוד, בכפוף לתנאים. מעבר לכמות זו, אנו מציעים שפע של חבילות להפקת חשבוניות אונליין במחירים ללא תחרות.
